Secretária/ assistente administrativa/ rececionista

Suporte administrativo aos diretores da Primária e secundária e a professores. Atendimento pessoal, telefónico e por email a pais, professores e outras entidades. Agendamento de reuniões. Planeamento de viagens e visitas escolares. Intérprete presencial para pais. Traduções e retroversões. Suporte na organização de eventos do colégio. Suporte nos procedimentos de avaliação (verificação de documentos, envio de certificados, validação e envio informático de notas. Alimentar e manter o programa de gestão académica e outros (SIMS, ParentPaperwork, Parents Evening System, Show My Homework). Tratamento de processo de equivalências e transferências entre escolas; elemento de ligação com as universidades portuguesas. Suporte aos processos de IGCSE e IB. Recolha de estatísticas para o Ministério da Educação.
Expediente geral de escritório.
Primeiros socorros.

Receção e registo de encomendas, amostras e prints. Verificação dos acessórios necessários para as encomendas e encomenda dos mesmos. Encaminhamento das encomendas internamente para produção ou desenho. Elaboração de orçamentos. Atendimento telefónico geral (clientes, fornecedores, entidades de manutenção, etc.). Emissão de guias de remessa, transporte e faturação. Encaminhamento das encomendas para serviços a serem executados por fornecedores externos.

Execução dos processos logísticos; faturação; expedição de mercadoria para clientes; negociação, agendamento e marcação de transportes; emissão da documentação necessária para expedição e para o cliente; seguimento da entrega das mercadorias ao cliente e pós-venda; controlo de stocks; emissão de guias; requisições; conferência de faturas de fornecedores; acompanhamento dos processos de produção e dos planos de entrega das compras das matérias necessárias à produção; Back Office dos procedimentos de compras; colaboração nos processos de embalagem e expedição.

Back Office operacional da equipa comercial; receção, interpretação, tradução e resumo das normativas de clientes; execução dos processos logísticos; faturação; expedição de mercadoria para clientes; negociação, agendamento e marcação de transportes; emissão da documentação necessária para expedição e para o cliente; seguimento da entrega das mercadorias ao cliente e pós-venda; controlo de stocks; emissão de guias; requisições; conferência de faturas de fornecedores; alimentação das plataformas web de logística dos clientes; recolha e tratamento dos dados do departamento comercial para o sistema de gestão da qualidade.

Acolhimento de clientes e fornecedores; atendimento telefónico; receção, registo e encaminhamento de correspondência; manutenção de economato e necessidades de abastecimento geral do escritório; gestão da manutenção das viaturas; gestão das necessidades de apoio informático; receção, envio, registo, negociação e controlo de serviços de envios urgentes; solicitação de orçamentos, agendamento e execução de programas de viagens comerciais e de negócios; conferência de faturas de serviços.