Executive assistant

• Responsável pelas operações departamentais e interdepartamentais na ausência
do chefe de recepção e Diretor Geral
• Gestão, supervisão e auxilio de clientes hospedados e externos na unidade
hoteleira certificada, composta por 285 quartos, com dois restaurantes, dois bares,
ginásio e Spa
• Assegurar o bom funcionamento e execução das tarefas diárias de front-office
(check-in, check-out, pedidos de clientes, atendimento telefónico, comunicações
usando diversas plataformas digitais)
• Gestão de equipa, conflitos, e distribuição de tarefas e responsabilidades
• Supervisão do processamento de pagamentos e contas de clientes (controlo de
créditos e contas diversas, faturação geral e entrada de pagamentos de Front office)
• Gestão e resolução de reclamações do cliente. Acompanhamento e follow up
durante a sua estada de forma a garantir a sua satisfação. Tomada de decisão em
casos de walk-out.
• Comunicação e follow-up com clientes hospedados, criando ligação com o hospede
e conhecendo as suas necessidades, preferencias, com o objetivo de superar as
suas expectativas e procurar aprimorar os pontos menos positivos do serviço ao
cliente
• Auditoria departamental e interdepartamental no cumprimento dos standards da
Leading Quality Assurance (LQA) da Leading Hotels of the World (incluindo rondas
operacionais nos diversos departamentos diretamente envolventes com front office:
quartos, room-service, serviço de portaria, áreas publicas; e supervisionar serviços,
assim como cronometrar o seu tempo de espera, follow-up com as equipas sobre
pontos a manter e melhorar)
• Compromisso de entrega de serviços de excelência para os diversos programas de
fidelização com os mais altos níveis de exigência na qualidade do serviço hoteleiro
(ex. Leaders Club, American Express Fine Hotels & Resorts)
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• Formação e auditoria interna da equipa de front-office na execução das
responsabilidade diárias e interação com o cliente, garantindo auxilio no treino,
desenvolvimento das competências da equipa e constante melhoramento nas
interações. Inclui a introdução de novos procedimentos adaptados às novas leis e
obrigações (ex. Clean&Safe).
• Gestão e inventario de material de escritório, coordenação de relatórios com
economato
• Monitorização e gestão de diversas plataformas de comunicação digital para gestão
e resolução de assuntos relacionados com reservas, pedidos especiais, pedidos
clientes VIP’s (em conjunto com departamento de Marketing), reviews, mercado
atual de procura, preferencias e tendências atuais
• Assistência na gestão de procedimentos e sua adaptação face as
mudanças/exigências do cliente, reportando à direção para nova avaliação e
reajuste da check-list diária
• Gestão de quartos, a sua limpeza e tempo de espera, rondas operacionais. Em
especial nas suítes e clientes high spenders, de forma a garantir um serviço mais
personalizado
• Gestão, auditoria e inventario de serviços externos ao hotel (como restaurantes,
cabeleireiros, serviços de transfer, veterinário), de forma a garantir a qualidade do
serviço mesmo fora do nosso alcance. Revisão e adição do tipo de serviço e
necessidades dos clientes.

Controle e gestao de reservas;
Controle e gestao de contas de clientes hospedados;
Fecho de contas rececao e outros departamentos;
Faturaçao de agencias;
Procedimentos de Check-in e Check-out;
Procedimentos de serviço de despertar;
Mapas de produçao e estatisticas;
Controle de creditos;
arquivo de documentação;
Resoluçao de situaçoes variadas de diversos departamentos

Estudo da lingua alemã, nivel A2

prática de funções de gestão de empresas e serviços turísticos, como administração e direção de departamentos de planeamento e controlo de gestão, marketing, gestão comercial, gestão de recursos humanos e gestão da qualidade