Secretária, administrativa, assistente

Funções:
Atendimento Telefónico
Cartas/E-mail’s
Organização, Gestão e Controle do Arquivo Geral, da Contabilidade, assim como dos Recursos Humanos 
Apoio directo ao Director Geral
Criação/Manutenção de diversos mapas, em Excel, para controle de custos (telemóveis, viagens, etc.)
Elaboração, em Word, de Ordens de Pagamento a Fornecedores
Reconciliações Bancárias em SAP e  Excel dos Bancos com que a empresa trabalha (contas eur, usd e cartões de crédito)
Facturação/Pagamentos/Recebimentos/Lançamentos do Diário/Notas de Crédito/Ficheiro SAFT no sistema informático SAP
Envio mensal SAFT, pelo Portal das Finanças
Elaboração das Notas de Despesas dos colaboradores, em Excel
Compra de Materiais (economato, copa, etc.)
Marcação de Viagens/Hotéis/Restaurantes
Controle Caixa Numerário e  Multibancos, em Excel
Controle/Pagamento das Facturas de Fornecedores de Bens/Serviços, em Excel
Obtenção de Vistos, maioritariamente para Angola (Vistos Ordinários e Vistos de Trabalho)
Inclusão/Exclusão de colaboradores no Seguro de Acidentes de Trabalho e Medicina do Trabalho
Controle da Assiduidade dos colaboradores, em Excel
Criação/Manutenção dos mapas de férias dos colaboradores, em Excel
Pedido de Orçamentos/Adjudicações a Fornecedores de Bens/Serviços
Controle/Pagamentos, em Excel, das Viaturas da empresa (gasóleo, revisões, leasings, etc.)
Elaboração, em Word, de Contratos de Trabalho
Entregas aos Colaboradores dos Recibos de Vencimento
Apoio nas áreas: Comercial, Marketing e Logística

Funções:
Atendimento Telefónico
Cartas/Faxes/E-mail’s
Apoio directo ao Director Geral
Elaboração de Apresentações em Power Point
Elaboração de Contratos com Hospitais
Pagamento de Salários/Ajudas de Custo/Impostos/Facturas de Fornecedores, etc.
Controle da Caixa (dinheiro)
Facturação no sistema informático Primavera e respectiva cobrança a Hospitais de situações em atraso
Preparação mensal da documentação ao Contabilista
Elaboração das Notas de Despesas de todos os colaboradores
Compra de Materiais (economato, copa, etc.)
Marcação de Viagens/Hotéis/Restaurantes
Introdução de dados na Intranet, através de ligação VPN (contactos telefónicos, nomes, propostas enviadas a clientes, etc.)

Principais realizações:
Planeei toda a organização logística para a mudança de instalações do Chiado para o Campo Grande, tendo coordenado a sua implementação, o que incluiu informação enviada para Clientes/ Fornecedores, cancelamento de contratos, entre outras actividades.


Tratou-se se uma substituição por licença de maternidade, daí ter permanecido pouco tempo na empresa.

Funções:
Contacto directo com o Distribuidor e a Farmácia, parceira que vendia as vacinas ao consumidor final
Preparação/Envio diário de toda a documentação para a Farmácia
Controle e Gestão de Stocks da Farmácia (Prick Testes, Dom’Hous, Lancetas)
Conferência diária dos pagamentos com os Diários de Facturação
Depósito diário de Cheques
Apresentação diária/mensal de mapas de vendas
Continuidade das funções desenvolvidas na Stallèrgenes Portugal - Produtos Farmacêuticos, Lda.

Principais realizações:
Integrei a equipa que preparou e realizou toda a mudança de instalações de Lisboa para o Estoril.
Apoiei a transição de dados do sistema informático AS400 para o Primavera (Abertura de Clientes/Artigos/Stocks, Introdução de Encomendas, Facturação, Mapas Diários/Mensais, etc).
Assumi a responsabilidade da formação da colaboradora que ficou como Responsável Administrativa do escritório no Estoril.

Funções:
Abertura	de	Clientes/Artigos/Stocks,	Introdução	de	Encomendas,	Facturação,	Mapas Mensais/Diários no sistema informático As400
Contacto diário com as Fábricas (França/Espanha) para resolução de problemas referentes a encomendas/stocks
Embalamento e despacho diário das vacinas (CTT)
Gestão administrativa e Controle diário do Cristal (Programa Informático de Prescrição Online)
Gestão e Controle das ofertas de Prick Testes/Vacinas a Médicos
Continuidade de algumas funções desenvolvidas na International Pharmaceutical Immunology Portugal, Produtos Farmacêuticos, Lda.

Principais realizações:
Criei um mapa, em Excel, para controle das ofertas de Prick Testes, quer em quantidade quer em valor, de forma aos delegados de informação médica conseguirem saber rapidamente a regularidade dos pedidos e respectivos custos com um determinado médico.
Melhorei o atendimento telefónico passando a atender as chamadas, no máximo ao 2.º toque, o que melhorou a satisfação dos clientes devido à diminuição do tempo de espera no atendimento telefónico.
Proporcionei, algumas vezes, atendimento ao público fora do horário de expediente, com isto gerei uma melhor imagem da empresa perante os clientes/médicos.
Realizei a tradução de Francês para Português e a adaptação de um Inquérito a realizar a um grupo seleccionado de 60 clientes, com o objectivo de saber se a Posologia das vacinas estava a ser feita de forma correcta. Preparei a apresentação desses resultados, em Power Point, na reunião de ciclo para toda a equipa Administrativa, Comercial e de Gestão.

Funções:
Atendimento Telefónico e ao Público (vendas de vacinas)
Organização, Gestão e Controle do Arquivo
Cartas/Faxes/Email’s
Abertura de Clientes/Artigos/Stocks, Facturação, Mapas Mensais no sistema informático Factuplus
Criação/Manutenção de diversos mapas (Excell) indicadores de vendas, prescrições, despesas, controle de pagamentos, entre outros
Preparação das Encomendas de Prick Testes
Controle diário da Caixa (dinheiro/cheques)
Pagamento dos Salários/Ajudas de Custo/Prémios/Comissões, etc.
Controle/Pagamento de Facturas a Fornecedores
Controle de Facturas e cobrança de situações em atraso a Hospitais
Preparação mensal da documentação/Envio de mapas de vendas ao Contabilista
Conferência dos mapas de ajudas de custo dos delegados de informação médica
Gestão/Compra de Materiais (economato, limpeza, bar, etc.)
Marcação de Viagens/Hotéis/Restaurantes
Pesquisa e Contacto com os Fornecedores para pedido de orçamentos (telecomunicações, hotéis, gráficas, agências de viagens, etc)
Inscrição de médicos em Congressos Nacionais/Internacionais, e organização logística de deslocação e alojamento
Contacto	diário	com	a	Fábrica	(Espanha)	para	resolução	de	problemas	referentes	a encomendas/stocks
Embalamento e despacho semanal das vacinas (Express Mail)
Gestão de todos os aspectos referentes ao Natal (decoração do escritório, postais de Natal a fornecedores/médicos, almoço/jantar de Natal, cabazes de Natal, prendas aos colaboradores)
Organização do stand (decoração, brochuras, brindes, eventual presença no espaço, bar) a apresentar na SPAIC (Sociedade Portuguesa de Alergologia e Imunologia Clínica)

Principais realizações:
Institui o pedido de 2/3 orçamentos por cada aquisição/serviços de forma a obter propostas mais competitivas e assim reduzir custos à empresa.
Criei cartas/faxes tipo, que reduziram o tempo gasto na composição de novos documentos em aproximadamente 50%.
Organizei todo o arquivo de forma a encontrar rapidamente qualquer documento.
Criei e implementei o procedimento de antes do final de cada mês, realizar telefonemas aos clientes com encomendas pendentes, de forma a chegarem os respectivos pagamentos, consequentemente as vendas mensais subiam.

1996 - 12.º Ano de escolaridade, na área de Contabilidade e Administração, com média final de 15 valores