Administração / secretariado

- Co-responsável pelo acompanhamento dos pedidos dos clientes;
- Aberturas de pedidos em SAP;
- Gestão de stock em SAP;
- Processamento de guias de transporte em SAP para Portugal e, maioritariamente, Espanha;
- Apoio aos comerciais na verificação de stock, informação de datas de entrega e esclarecimento de dúvidas gerais pelo Outlook;
- Processamento e acompanhamento de encomendas a fornecedores nacionais e internacionais;
- Cálculo de custos inerentes às compras (em coordenação com o responsável de compras);
- Seguimento diário do envio da mercadoria junto da transportadora;
- Programar e otimizar o processo logístico (agendar entregas e recolhas de mercadoria no cliente);
- Realização de relatórios para os colegas, clientes ou direção;
- Apoio ao departamento de faturação no processamento de faturas e realização de relatórios;
- Apoio ao Departamento Técnico;

- Processamento de documentos contabilísticos em SAP (facturas e notas de crédito) e envio dos mesmo aos clientes;
- Organizar o arquivo de documentos de acordo com a classificação requerida;
- Realização de relatórios semanais e mensais para o apuramento do volume de vendas e faturação para envio posterior à direção;
- Abertura de novos clientes e fornecedores em SAP;
- Apoio ao departamento técnico na realização de relatórios para uma melhor gestão da instalação que antecede a faturação;
- Depósito de cheques em entidades bancárias e envio de correspondência;
- Apoio geral à direção.

- Assegurar as disposições legais ou contratuais junto das autoridades portuárias, em representação dos armadores ou transportadores marítimos;
- Tratar das formalidades em espanhol e/ou inglês para a entrada, permanência e saída dos navios, tripulantes e/ou mercadorias, junto dos organismos oficiais do setor marítimo e portuário;
- Elaboração e validação dos documentos de carga para cada porto de destino;
- Providenciar assistência à tripulação (a nível de acomodação, o hotel ou residencial e a nível de transporte o táxi e/ou avião/comboio) e ao transporte de mercadorias;
- Contacto com os clientes e com os colegas, nomeadamente com os comandantes dos navios para informar a entrada e saída dos tripulantes e, por sua vez, com os colegas da equipa para concluir todo o processo;
- Atendimento telefónico em espanhol e inglês;
- Comunicar em espanhol, português e inglês;
- Utilização do software Microsoft Office ( Excel; Word; Outlook e Power Point);
- Utilização do software próprio da empresa para gerir faturas e gerir todas as entradas e saídas de mercadorias, navios e tripulantes;
- Elaboração de bases de dados em espanhol, português e inglês

- Apoio direto à direção;
- Atendimento presencial e telefónico em espanhol, português e inglês;
- Receção, gestão e envio de correspondência em espanhol, português e inglês;
- Coordenação e organização de reuniões;
- Tradução de documentos (Português - Espanhol; Espanhol - Inglês; Português - Inglês);
- Utilização do software Microsoft Office (Excel; Word; Publisher; Power Point e Outlook) e programa de gestão (GestorSol);
- Faturação e gestão de clientes;
- Elaboração de base de dados em espanhol, português e inglês;
- Assistência ao departamento administrativo, comercial e de recursos humanos.

Disciplinas principais da licenciatura:
◦ Inglês, Espanhol e Francês;
◦ Tecnologias da Informação e da Comunicação para fins empresariais;
◦ Tradução técnica;
◦ Economia e Contabilidade da Empresa;
◦ Empreendedorismo e Gestão de eventos;
◦ Técnicas de documentação e arquivo.

Extras:
◦ Programa Erasmus - Estudos - Salamanca - Espanha
◦ Universidade de Salamanca (Fevereiro 2014 a Junho 2014)
◦ Programa Erasmus - Estágio - Madrid - Espanha
◦ Centro de Negócios Business Plaza (Fevereiro 2015 a Maio 2015)

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