SECRÉTAIRE DU CHEF DE POSTE - LISBONNE

Assister le chef de poste dans l'organisation quotidienne de son activité et faire le lien avec l'ensemble des autres services de l'Ambassade ainsi qu'avec les services rattachés. activitesPrincipales Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ; Gérer l'agenda et les déplacements du chef de poste ou du chef de service ; Préparation des dossiers ; Préparation et suivi des missions ; Organiser des réunions ; Mettre en forme et valoriser les supports écrits ; Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; En poste, prendre et entretenir des avec les autorités locales ; En poste, participer à la gestion administrative des réceptions ; Gérer les archives sur support papier et dématérialisées. niveauFormationRequis competencesAttendues Anglais - A2 Intermédiaire/Survie estRequise false Portugais - C1 Autonome estRequise false Bureautique - Maîtrise estRequise true Gestion administrative et budgétaire - Débutant estRequise false Gestion de l'information - Maîtrise estRequise true Ministère et ses réseaux - Maîtrise estRequise true Techniques de communication - Maîtrise estRequise true Techniques de rédaction - Maîtrise estRequise true Accueillir une personne, du public - Maîtrise estRequise false Assister - Expert estRequise true Maîtriser les délais - Expert estRequise true Mettre en forme un document - Expert estRequise true Rechercher des données, des informations - Expert estRequise true Rendre compte - Maîtrise estRequise false Travailler en réseau - Expert estRequise true Aptitude à l'écoute - Maîtrise estRequise false Etre autonome - Maîtrise estRequise false Etre rigoureux - Expert estRequise true Faculté d'adaptation - Expert estRequise true Faire preuve de discrétion - Maîtrise estRequise false Faire preuve de disponibilité - Expert estRequise true Réactivité - Expert estRequise true Sens de l'organisation - Maîtrise estRequise true compositionEquipe Chancellerie diplo : 3 agents de catégorie A (hors Ambassadeur), 1 secrétaire de chef de poste (catégorie C), 1 agent secrétaire des conseillers/CAD (catégorie C), 1 secrétaire sociale (ADL). environnementProfessionnel Travail en Ambassade : avec les diverses autorités locales, les Ambassades étrangères, interministériel liaisonsFonctionnelles Secrétariat des conseillers, Intendance, SCAC, SE, ASI, SGA, MDD, les Lycées français de Lisbonne et de Porto, les agences consulaires, Ministères en France... conditionsParticulieres Fortes contraintes horaires dureeAffectation profilsStatutaires C POSTE RÉSERVÉ EN PRIORITÉ AUX FONCTIONNAIRES DE CATÉGORIE C. En cas de détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de cat. C. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de cat. C en détachement sur contrat ou agent contractuel. Contact exclusivement via le Formulaire contact de DiploEmploi (uniquement pour rapporter une difficulté technique, aucune réponse ne sera donnée aux autres questions). Seules les candidatures reçues à travers l’application DiploEmploi seront prises en considération par la DRH. Aucune candidature reçue par courriel ne pourra être traitée. Les candidats sont priés de remplir intégralement et précisément le formulaire de candidature (en particulier « DIPLÔMES » et « EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE » qui détermineront le niveau de rémunération qui pourra être proposé).