Administrativo

Técnica Administrativa

▪	Atendimento e encaminhamento, telefónica ou pessoalmente, de público interno e externo à empresa, nomeadamente clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido.
▪	Receção e encaminhamento de chamadas e correspondência para os respetivos serviços ou destinatários em função do tipo de assunto e da prioridade da mesma.
▪	Agendamento de consultas (psicologia, terapia da fala, terapia ocupacional) assim como de explicações escolares individuais.
▪	Processamento de texto em memorandos, cartas/ofícios, relatórios e outros documentos com base em informação fornecida.
▪	Arquivo de documentação, separando-a em função do tipo de assunto ou do tipo de documento, respeitando regras e procedimentos de arquivo.
▪	Expedição de correspondência, identificando o destinatário e acondicionando-a de acordo com os procedimentos adequados.
▪	Preparação de documentação de apoio à atividade comercial da empresa, designadamente documentos referentes a contratos de compra e venda (requisições, guias de remessa, faturas, recibos e outros) e documentos bancários (cheques, letras, livranças e outros).
▪	Registo e atualização de dados necessários à gestão da empresa, nomeadamente os referentes ao economato, faturação, vendas e clientes, compras e fornecedores, pessoal e salários, stocks e aprovisionamento.

PACQ – Paginação e Controlo de Qualidade

▪	Transformação de documentos para efeitos de Orçamento e Tradução (aka DTP - Desktop Publishing), usando um programa específico para o efeito (OCR – Reconhecimento Ótico de Carateres – Abby Fine Reader e Adobe Acrobat), transformando imagens e ficheiros PDF em ficheiros Word ou trabalhando ficheiros PPT e Excel.
▪	Controlo de Qualidade dos documentos antes da sua entrega final, usando um programa específico para o efeito (Verifika), sendo possível detetar erros nas traduções, colocar todo o texto uniforme e em conformidade. A etapa final será verificar todo o layout do documento traduzido, garantindo que o resultado final é o mais fiel possível ao original.
Elaboração de Orçamentos e Gestão de Projetos

▪	Apresentação e negociação de propostas comerciais (B2C) via email e respetivo follow up por email ou outra via de comunicação existente (telefónico, presencial, redes sociais, etc);
▪	Planear, programar e coordenar projetos de tradução, revisão, TEP, interpretação, transcrição, legendagem.
▪	Identificar, acompanhar e resolver questões relacionadas com os projetos.
▪	Garantir o cumprimento das margens definidas para a realização dos projetos.
▪	Garantir quer as equipas atribuídas a cada projeto seguem as especificações da empresa e do cliente.
▪	Dar resposta ao cliente sempre que necessário.
▪	Contatar com o cliente (telefonicamente, por email ou pessoalmente).
▪	Articular com clientes/parceiros internacionais, para os quais existem acordos pré-definidos.
▪	Gerir o plano de atividades, garantindo que foram atribuídos os recursos adequados à prossecução do projeto, bem como a sua conclusão dentro do prazo e orçamento acordados.
▪	Administrar e organizar os projetos (divulgar informações, enviar instruções relacionadas com o projeto, organizar ficheiros, disponibilizar base de dados, TM’s, glossários e verificar o workflow, emitir requisições, emitir faturas e recibos).
▪	Proceder à gestão de projetos de tradução por meio da ferramenta de gestão Wordbee.
▪	Gerir projetos de serviço de valor acrescentado – certificação documental e apostila.
▪	Intervir ao nível de recrutamento, gestão e criação de equipas, desenvolvendo esforços para trabalhar em estreita cooperação com os colaboradores profissionais da rede nacional e internacional da empresa, de modo a ser possível ultrapassar e resolver dúvidas e dificuldades com que se deparem durante os projetos.
▪	Assistir na terminologia, recolha de dados e controlo de qualidade.

Recursos Humanos

▪	Participação no processo de Recrutamento e Seleção – elaboração de anúncios de emprego, selecção e análise de currículos, aplicação de testes (psicotécnicos, de personalidade, de conhecimentos, etc.), realização de entrevistas, acompanhamento no processo de acolhimento e integração do candidato na organização;
▪	Contactos telefónicos para marcação de entrevistas com candidatos;
▪	Análise de perfis e pesquisa em base de dados de candidatos adequados a cada perfil;

•	Atendimento e encaminhamento, telefónica ou pessoalmente, de público interno e externo à empresa, nomeadamente clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido.
•	Participação no processo de Recrutamento e Seleção – elaboração de anúncios de emprego, selecção e análise de currículos, aplicação de testes (psicotécnicos, de personalidade, de conhecimentos, etc.), realização de entrevistas, acompanhamento no processo de acolhimento e integração do candidato na organização;
•	Participação no processo de Formação e Acolhimento - levantamento prévio das necessidades de formação existentes; organização de todo o programa de formação – convocatória dos formadores, organização das instalações e de toda a burocracia necessária (folhas de presença, folhas de horas)
•	Avaliações de Desempenho MOD (Mão de Obra Direta)
•	Inserção de colaboradores na Segurança Social e no Fundo de Compensação do Trabalho
•	Auxílio na elaboração de contratos de trabalho e posterior explicação do mesmo aos trabalhadores
•	Organização de chefias e respetivos colaboradores em programa informático (SAP – GV)
•	Inserção de formações realizadas em programa informático (Gest’Formare)
•	Arquivo

•	Atendimento e encaminhamento, telefónica ou pessoalmente, de público interno e externo à empresa, nomeadamente clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido
•	Receção de encomendas nacionais e internacionais e inserção de dados no sistema informático (PHC)
•	Emissão de guias de transporte e faturas através de sistema informático (PHC)
•	Preenchimento de variados documentos (CMR, autorizações para expedição internacional, acordos europeus, etc)
•	Controlo de cargas e descargas de material e encomendas
•	Contactos para marcação de reuniões para eventuais parcerias e novos clientes

•	Atendimento e encaminhamento, telefónica ou pessoalmente, de público interno e externo à empresa, nomeadamente clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido.
•	Receção de bookings/marcações e inserção de dados no sistema informático
•	Check in & check out
•	Arquivo
•	Fecho e abertura de caixa
•	Pesquisa de parcerias e oportunidades promocionais
•	Receção de encomendas e organização de stock
•	Auxílio, quando necessário, na organização e limpeza das habitações

•	Atendimento e encaminhamento, telefónica ou pessoalmente, de público interno e externo à empresa, nomeadamente clientes, fornecedores e funcionários, em função do tipo de informação ou serviço pretendido.
•	Receção de inscrições e inserção de dados no sistema informático;
•	Arquivo de processos de colaboradores;
•	Contactos telefónicos para marcação de entrevistas com candidatos;
•	Análise de perfis e pesquisa em base de dados de candidatos adequados a cada perfil;
•	Análise e compreensão de folhas de horas e respetivos recibos de vencimento.
•	Redação de variados documentos
•	Receção de encomendas e organização de stock