Administrativa/rececionista

Atendimento presencial/telefónico, gestão: de correspondência, documentos, do correio electrónico, da agenda, do economato e do arquivo. Manutenção da base de dados dos contratos, concursos públicos, agendamento de reuniões e gestão de espaços destas, marcação de viagens e hotéis, preparação de faturas e recibos no Software PSIC. Utilização da aplicação informática Access e Outlook na qual é efetuada a atualização de contactos e envio de e-mails.

Atendimento de utentes, sendo este presencialmente, por telefone e por correio electrónico; Agendar consultas, exames, processos de
check-in e check-out, receber. Organização da documentação para as diferentes Entidades, conhecimentos nas plataformas informáticas
(Médis, Multicare, Advansecare, Fidelidade, Tranquilidade etc),facturar
as respectivas seguradoras e Software Keyinvoice, na qual é efetuada toda a gestão das actividades e facturação dos serviços prestados ao
utente. Arrecadação de receita e fechos de caixa. Arquivo, e apoio do secretariado a médicos.

Exercendo funções de Secretariado/Rececionista, Atendimento de Clientes presencial, telefónico, Controle da agenda e dos compromissos dos Advogados, Despacho da Correspondência, Contactar clientes, Arquivo, Preparação e Organização de Reuniões, Eventos; Organização dos processos inerentes ao funcionamento do escritório. Serviço Externo, etc.

Exercendo funções de expediente geral de escritório. Atendimento de Clientes presencial, telefónico, Receber e enviar correspondências e
documentos, controlar contas a pagar e receitas, manter arquivos e cadastros de informações actualizados. Prestar informações ao público,
responder e-mails, etc.

Processos de atendimento em vários tipos de contextos: presencial, telefónico, email, Internet e diferentes tipos de público.
As características comunicacionais verbais e não-verbais e formas de comportamento assertivo, agressivo, passivo e manipulador.
A importância da escuta ativa e da empatia na forma como atender um cliente, durante o Chek-in, estada e Chek-out.

Arquivar documentos e fichas de clientes, fazer lançamentos no sistema operativo Opera.
Abertura/fecho, Atendimento presencial/telefónico, Rececionista de SPA,  etc.

Processos de atendimento em vários tipos de contextos: presencial, telefónico, correio electrónico, Internet e diferentes tipos de público-alvo (Cliente Vip, Top Vip, habitual ocasional, executivo, idosos, família e clientes com necessidades especiais).
	As características comunicacionais verbais e não-verbais e os diferentes tipos de comportamentos: assertivo, agressivo, passivo e manipulador. 
	Acolhimento ao cliente – efetuar um atendimento personalizado
	A importância da escuta ativa e da empatia na forma como se atende um cliente, durante o check-in, estada e check-out.
	Despedida – deve-se concluir com um agradecimento e saber se o cliente se sentiu bem atendido em cada fase da sua estada.
	Um cliente satisfeito fica fidelizado. 
– Acolhimento e check–in dos clientes – relacionam-se porque o rececionista é a pessoa que tem mais contacto com o hóspede, por isso durante toda a estada do mesmo, no estabelecimento hoteleiro o rececionista deve mostrar-se eficaz em cada serviço prestado e deve dar toda a atenção porque, um hóspede satisfeito e contente com os serviços prestados é a melhor maneira de promover o estabelecimento hoteleiro e o cliente ficar fidelizado.
  - Atendimentos de clientes na receção – relacionam-se porque abordam a importância do check-in e o atendimento de excelência ao cliente. Aborda normas e protocolos no atendimento ao cliente e em particular aos clientes VIPS.
 - Gestões de Reclamações relacionam-se porque abordam:
- A comunicação verbal e escrita, permitindo um atendimento acolhedor e formal e uma comunicação correta e clara, dando permanentemente atenção às informações que o cliente transmite. 
- A forma de conduzir uma reclamação. Para solucionar o erro devemo-nos colocar no lugar de cliente e identificar o problema, ouvir mas ter também atenção à linguagem corporal, ao tom de voz, à postura, ao olhar, etc., aplicar a escuta ativa e deixar o cliente falar sem o interromper, fazer perguntas obtendo o máximo de informação sobre a situação, agradecer e pedir desculpa (lamento).

Técnicas de comunicação e de atendimento ao cliente na recepção; relações com o exterior e promoção dos serviços hoteleiros;
Atendimento, gestão e técnicas de reserva; gestão de reclamações; check-in e check-out e acompanhamento das contas dos clientes;
actividades técnico-administrativas, segurança e serviço de noite; Tecnologias de Informação e Comunicação na recepção hoteleira:
Windows 7, Word; PowerPoint; Excel; Access; Outlook; Internet; abordagem software INOVGUEST.